Bonnes pratiques d'un accueil événementiel
Préparation
- Définir les objectifs de l'accueil (ex: créer une première impression positive, fournir des informations pratiques, orienter les invités, etc.)
- Identifier les différents types de publics attendus (ex: clients, partenaires, employés, etc.) et leurs besoins spécifiques
- Mettre en place une stratégie d'accueil adaptée (ex: accueil personnalisé, distribution de goodies, etc.)
- Prévoir les ressources nécessaires (ex: personnel d'accueil, matériel d'orientation, etc.)
Mise en place
- Assurer une présentation soignée et professionnelle des hôtesses et des hôtes (tenue vestimentaire, sourire, attitude accueillante)
- Mettre en place un espace d'accueil clair et facilement repérable
- Prévoir des outils d'orientation (plan de l'événement, signalétique, etc.)
- Assurer une communication efficace et professionnelle en plusieurs langues si nécessaire
Gestion de l'accueil
- Assurer un accueil personnalisé en fonction des besoins de chaque invité
- Fournir des informations pratiques (ex: emplacement des salles de réunion, horaires, etc.)
- Orienter les invités vers les différents espaces de l'événement
- Assister les invités dans leurs démarches (ex: inscription, récupération des badges, etc.)
Suivi
- Evaluer l'efficacité de l'accueil (ex: taux de satisfaction des invités, nombre de demandes d'informations, etc.)
- Analyser les points forts et les points à améliorer de l'accueil
- Mettre en place des actions pour améliorer l'accueil lors des événements à venir.
Ce guide est un exemple mais il est important de s'adapter aux besoins propres à chaque événement.
Soulignons qu'un accueil professionnel, efficace et adapté est un facteur clé de réussite pour un événement professionnel.
